Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und im Rahmen unserer Dienstleistungen ist:

calyphera
Brückenstraße 72
15562 Rüdersdorf bei Berlin
Deutschland

E-Mail: help@calyphera.com
Telefon: +49 6241 9742297

Welche Daten wir erheben

Im Rahmen unserer Personalverwaltungsdienstleistungen verarbeiten wir verschiedene Kategorien personenbezogener Daten. Die Art der erhobenen Daten hängt davon ab, wie Sie unsere Dienste nutzen.

Kontakt- und Stammdaten

• Name, Vorname und Anrede
• Geschäftliche Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse und Telefonnummer
• Unternehmensname und Position im Unternehmen
• Postanschrift für geschäftliche Korrespondenz

Nutzungsdaten

• Informationen über Ihre Nutzung unserer Plattform
• Login-Zeiten und Zugriffshäufigkeit
• Verwendete Funktionen und Module
• Geräteinformationen und Browser-Typ

Mitarbeiterdaten (als Auftragsverarbeiter)

Wenn Sie unsere Software zur Verwaltung Ihrer Mitarbeiter nutzen, verarbeiten wir im Auftrag die von Ihnen eingegebenen Personaldaten. Dazu können gehören:

• Persönliche Stammdaten der Mitarbeiter
• Vertragliche Informationen und Beschäftigungsverhältnisse
• Arbeitszeitdaten und Urlaubsanträge
• Qualifikationen und Fortbildungen

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Weitergabe von Daten

Wir behandeln Ihre Daten vertraulich und geben sie nur in folgenden Situationen weiter:

Dienstleister und Partner

Zur Erbringung unserer Leistungen arbeiten wir mit sorgfältig ausgewählten Dienstleistern zusammen. Diese umfassen:

• Hosting-Anbieter für unsere IT-Infrastruktur (Rechenzentren in Deutschland)
• Cloud-Speicheranbieter mit Serverstandorten in der EU
• Zahlungsdienstleister für die Abwicklung von Transaktionen
• Support-Systeme für die Kundenbetreuung

Rechtliche Anforderungen

In bestimmten Fällen sind wir gesetzlich verpflichtet, Daten offenzulegen – etwa bei behördlichen Anfragen oder zur Durchsetzung unserer Rechte. Dies geschieht ausschließlich im rechtlich zulässigen Rahmen.

Speicherung und Löschung

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder wie es gesetzliche Aufbewahrungsfristen vorschreiben.

Speicherfristen

• Vertragsdaten: Für die Dauer der Geschäftsbeziehung plus gesetzliche Aufbewahrungsfristen (in der Regel 10 Jahre nach Vertragsende)
• Kommunikationsdaten: Bis zu drei Jahre nach Ende der Geschäftsbeziehung
• Nutzungsdaten: In der Regel 12 Monate, danach nur in anonymisierter Form
• Marketing-Einwilligungen: Bis zum Widerruf oder Ende der Geschäftsbeziehung

Löschkonzept

Nach Ablauf der Speicherfristen löschen wir Ihre Daten automatisch. Sie können jederzeit die Löschung Ihrer Daten beantragen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Ihre Rechte

Die DSGVO gewährt Ihnen umfassende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten. Wir nehmen diese Rechte ernst und bearbeiten Ihre Anfragen zeitnah.

So machen Sie Ihre Rechte geltend

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail an help@calyphera.com oder schriftlich an unsere Geschäftsadresse. Wir bearbeiten Ihre Anfrage innerhalb eines Monats und informieren Sie über die ergriffenen Maßnahmen.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen Datenschutzrecht verstößt.

Datensicherheit

Der Schutz Ihrer Daten hat für uns höchste Priorität. Wir setzen umfassende technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff und Missbrauch zu schützen.

Technische Schutzmaßnahmen

• SSL/TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen
• Verschlüsselte Speicherung sensibler Daten in unseren Systemen
• Regelmäßige Sicherheitsupdates und Patches
• Firewall-Systeme und Intrusion-Detection
• Tägliche Backups mit verschlüsselter Speicherung

Organisatorische Maßnahmen

• Strenge Zugriffsbeschränkungen nach dem Need-to-know-Prinzip
• Regelmäßige Schulungen unserer Mitarbeiter zum Datenschutz
• Vertraulichkeitsverpflichtungen für alle Beschäftigten
• Dokumentierte Prozesse für Sicherheitsvorfälle
• Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung unserer Sicherheitskonzepte

Serverstandort

Unsere Server befinden sich ausschließlich in zertifizierten Rechenzentren innerhalb Deutschlands. Dies stellt sicher, dass Ihre Daten dem hohen deutschen und europäischen Datenschutzniveau unterliegen.

Cookies und Tracking

Unsere Website verwendet Cookies, um die Funktionalität zu gewährleisten und Ihre Nutzererfahrung zu verbessern.

Notwendige Cookies

Diese Cookies sind für den Betrieb der Website unerlässlich. Sie ermöglichen grundlegende Funktionen wie die Anmeldung oder das Speichern Ihrer Cookie-Präferenzen. Diese Cookies werden auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gesetzt.

Funktionale Cookies

Mit Ihrer Einwilligung setzen wir Cookies, die Ihre Einstellungen speichern und die Nutzung der Website komfortabler gestalten. Sie können diese Cookies in Ihren Browser-Einstellungen jederzeit deaktivieren.

Analyse-Cookies

Zur Verbesserung unserer Website analysieren wir anonymisierte Nutzungsdaten. Diese Analyse erfolgt nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung, die Sie jederzeit widerrufen können.

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslage oder Änderungen unserer Dienstleistungen anzupassen. Die aktuelle Version finden Sie stets auf dieser Seite.

Bei wesentlichen Änderungen, die Ihre Rechte betreffen, informieren wir Sie per E-Mail an die von Ihnen angegebene Adresse. Wir empfehlen Ihnen dennoch, diese Seite regelmäßig zu besuchen, um über den aktuellen Stand informiert zu bleiben.